Como fazer um relatório de vendas em 5 passos (+ modelo)

Se você já se perguntou como fazer um relatório de vendas para sua loja online, está no lugar certo. Porque sim, os relatórios não são só para grandes empresas: também são a chave para que um pequeno negócio de e-commerce cresça com inteligência.

Neste artigo, vou te guiar passo a passo em como criar um relatório de vendas básico no Excel. Vamos ver quais elementos seu relatório deve ter e os tipos de relatório mais comuns. Além disso, você poderá baixar um relatório de vendas editável 📊 para registrar suas vendas pelo WhatsApp. 

Graças à equipe da yavendió!, especialistas em e-commerce, este modelo tem todas as métricas de venda mais importantes do WhatsApp. Imperdível! ⚡

Mas, vamos começar pelo fundamental:

O que é um relatório de vendas?

Um relatório de vendas é um documento estratégico que reúne e analisa os dados de todas as suas vendas em um período específico com o objetivo de entender o desempenho comercial, identificar oportunidades de melhoria e tomar decisões baseadas em dados reais. 

Não se trata só de saber quanto foi vendido, mas de entender por que foi vendido, para quem, como e com qual rentabilidade. Um bom relatório de vendas pode revelar padrões de comportamento dos clientes, o impacto de campanhas de marketing e a eficiência da equipe de vendas. 

Em negócios onde cada dado conta, o relatório de vendas se torna uma ferramenta poderosa para crescer de forma sustentável e com foco na rentabilidade.

Elementos-chave: o que deve incluir um relatório de vendas?

Todo relatório de vendas profissional deve conter alguns elementos básicos, como:

• Data, mês ou período reportado
• Produto ou serviço vendido
• Quantidade em unidades
• Preço unitário e total
• Canal de venda (loja online, WhatsApp, redes sociais, etc.)
• Meta ou objetivo de venda 

E se você quiser um nível extra de análise, também pode incluir:

• Taxa de conversão (recomendo este artigo sobre taxas de conversão no e-commerce)
• Agente de vendas responsável (se aplicável)
• Cliente (nome, região, tipo)
• Custo de aquisição do cliente (CAC)
• Margem de lucro

Ter esses dados bem organizados é o primeiro passo para compreender o estado das suas vendas.

Como fazer um relatório de vendas no Excel em 5 passos

Agora que você já sabe o que é um relatório de vendas e o que ele deve incluir, é hora de colocar em prática.

Aqui explico como fazer um relatório de vendas no Excel em 5 passos. Cada passo foi pensado para que seu relatório seja claro, fácil de atualizar e útil para tomar decisões de negócio.

👉 Para este exemplo, vamos pensar que sua equipe está em campanha de Natal e existe um estoque determinado para vender. Portanto, o objetivo é saber a quantidade de produtos que estão saindo e se a meta será alcançada.

Como fazer um relatório de vendas: Passo 1

Vamos criar uma tabela de vendas por produto. Para isso, você deve incluir o nome de cada produto do seu estoque, o preço unitário, as unidades vendidas e (super importante) sua meta de vendas. 

💡 Dica: o total (R$) de cada produto se calcula facilmente com a fórmula “=preço unitário * unidades vendidas”. Aplique isso em cada célula dessa coluna. No exemplo, é a coluna E.

Como fazer um relatório de vendas: Passo 2

Agora, selecione todas as colunas com informação dos seus produtos. Certifique-se de incluir os cabeçalhos da tabela. Assim como nesta imagem:

Como fazer um relatório de vendas: Passo 3

Para criar o primeiro gráfico do seu relatório de vendas, faça o seguinte. Com sua tabela selecionada, vá em Inserir > Gráficos recomendados. Vai se abrir uma janela parecida com esta:

Na seção “Todos os gráficos”, clique em “Combinado” e escolha o último gráfico para uma combinação personalizada. E clique em “OK”

Como fazer um relatório de vendas: Passo 4

Um gráfico com colunas e linhas será gerado automaticamente, mas ainda não é o final. Precisamos limpar os dados. Para isso, selecione seu gráfico e vá em “Selecionar dados” na faixa “Design do gráfico”

💡 Dica: os botões para editar seu gráfico só ficam habilitados quando você o seleciona. Se não os vir, clique duas vezes no seu gráfico. 

Vai se abrir uma janela como esta, onde você deve simplesmente desmarcar “Preço (R$)” e “Total (R$)”

O motivo? Nosso objetivo é saber a quantidade de produtos que estão sendo vendidos na campanha e quanto falta para chegar à meta. 

Se você quisesse esses dados em valor monetário, então ative apenas as variáveis (R$) 😉

Como fazer um relatório de vendas: Passo 5

Finalmente, você terá um gráfico limpo e bem fácil de ler. Se quiser, pode mudar as cores ou editar o título ao seu gosto. Para este exemplo, eu coloquei: "Venda de produtos do mês"

Caso você veja números adicionais em um dos lados, siga este passo opcional:

• Selecione o gráfico e vá no ícone “+” que aparece ao lado. Entre em Eixos > Desmarque a opção “Vertical Secundário” e pronto! Você terá um gráfico mais limpo para seu relatório.

Tipos de relatório de vendas

Você deve saber que não existe apenas um tipo de relatório de vendas, e isso é o que torna tudo mais interessante! Você pode adaptar seus relatórios de acordo com seu objetivo ou o que precisa analisar. Aqui alguns exemplos dos relatórios de vendas mais comuns:

• Relatório de vendas diário:  ideal para monitorar o avanço de um dia para outro, principalmente em campanhas ou promoções. Esse tipo de relatório é perfeito quando você precisa reagir rapidamente a mudanças no mercado ou ajustar estratégias na hora.
• Relatório semanal ou mensal:  o mais comum. Permite ver o comportamento das vendas em períodos mais amplos e identificar tendências reais sem o ruído das flutuações diárias.
• Relatório por produto ou categoria:  como no nosso exemplo! Descubra quais produtos geram mais receita e quais têm baixo giro. Esse tipo de análise é fundamental para otimizar seu estoque e concentrar seus esforços de marketing onde realmente importa.
• Relatório de vendedores:  se você tem equipe de vendas, pode ver o quão eficazes eles são individualmente. Isso não serve só para identificar o melhor vendedor, mas para entender quais técnicas funcionam melhor e replicá-las em toda a equipe.
• Relatório por canal: compare o desempenho entre loja online, redes sociais, WhatsApp, etc. Hoje a maioria dos negócios vende por múltiplos canais e é importante saber qual está gerando melhores resultados.

Modelo: relatório de vendas no WhatsApp (baixe grátis🎁)

E falando em relatórios por canal... se seu canal de vendas principal é o WhatsApp, este modelo vai te encantar. Baixe grátis o modelo para reportar suas vendas pelo WhatsApp aqui:

Inclui:

• O funil de vendas pelo WhatsApp (com as métricas-chave do comércio conversacional)
• Registro da sua taxa de conversão pelo WhatsApp
• Tabela com detalhe dos seus produtos a vender 
• Um gráfico de vendas fechadas por dia (para você monitorar o desempenho da sua equipe)
• E claro, o gráfico de venda de produtos do mês (o que vimos no nosso exemplo!)

Use como base para desenvolver seu próprio relatório de vendas.

Métricas para um relatório de vendas eficaz 

Agora, se você quiser tornar seus relatórios de vendas pelo WhatsApp ainda mais poderosos e estratégicos, pode adicionar estas métricas:

• Produto mais vendido: mostra quais itens estão tendo maior demanda entre seus clientes.
• Horário com mais vendas: identifica em quais momentos do dia seus clientes estão mais ativos e dispostos a comprar
• Tempo médio de resposta: mede a rapidez com que você responde às mensagens. Um tempo de resposta baixo gera confiança e melhora a experiência do cliente.
• Nº de conversas sem resposta: conta quantas consultas de clientes potenciais não receberam resposta.
• Avaliação média de atendimento: essa métrica indica se seu atendimento ao cliente está gerando uma experiência positiva que incentive a recompra.
• Nº de clientes recorrentes: identifica quantos dos seus clientes fizeram mais de uma compra pelo WhatsApp.

Inclua uma seção qualitativa para insights e oportunidades com estas perguntas:

• O que funcionou bem esta semana?
• O que pode ser melhorado?
• Que oportunidades de automação foram detectadas?

Venda mais no WhatsApp com um vendedor virtual 🤖

Você já sabe como fazer um relatório de vendas que te dê clareza sobre o que funciona no seu negócio. Agora imagine ter um canal de vendas que trabalhe para você 24/7, sem que você precise ficar grudado no celular.

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